20 रिसेप्शनिस्ट इंटरव्यू प्रश्न और नमूना उत्तर

रिसेप्शनिस्ट वह पहला व्यक्ति होता है जिससे ज़्यादातर आगंतुक और कॉल करने वाले मिलते हैं, इसलिए इंटरव्यू लेने वाले यह देखते हैं कि आप कैसे पेश आते हैं, सिर्फ़ यह नहीं कि आप क्या कहते हैं। फ़ोन और आगंतुकों, एक साथ कई काम होने पर व्यवस्थित रहने, गोपनीय जानकारी संभालने, और मुश्किल लोगों से निपटने से जुड़े सवालों की उम्मीद रखें।

नीचे 20 आम सवाल नमूना जवाबों के साथ दिए गए हैं। ये फ्रंट डेस्क, ऑफ़िस, और मेडिकल रिसेप्शनिस्ट भूमिकाओं के लिए काम करते हैं। अपने अनुभव के उदाहरण इनमें डालें।

आपके बारे में

1. अपने बारे में बताइए।

"मैंने दो साल तक एक डेंटल क्लिनिक के फ्रंट डेस्क पर काम किया है। मैं मरीज़ों को चेक इन करती हूँ, फ़ोन उठाती हूँ, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करती हूँ, और भुगतान संभालती हूँ। उससे पहले मैंने रिटेल में काम किया था, इसलिए मुझे व्यस्त रहना और हर तरह के लोगों से मिलना-जुलना आदत है। मुझे वह व्यक्ति बनना अच्छा लगता है जो आगंतुकों को स्वागत महसूस कराता है।"

2. आप रिसेप्शनिस्ट क्यों बनना चाहते हैं?

"मुझे लोगों के साथ काम करना और चीज़ें व्यवस्थित रखना दोनों पसंद हैं, और यह नौकरी दोनों को जोड़ती है। मुझे यह भी अच्छा लगता है कि इसमें विविधता है। हो सकता है कि आप एक ही कुछ मिनटों में किसी आगंतुक का स्वागत कर रहे हों, शेड्यूलिंग की समस्या हल कर रहे हों, और फ़ोन भी उठा रहे हों।"

3. आपके हिसाब से इस काम के लिए सबसे ज़रूरी कौशल कौन-से हैं?

"मिलनसार और शांत रहना, फ़ोन पर और आमने-सामने साफ़ बात करना, और एक साथ कई काम होने पर व्यवस्थित बने रहना। विवेक भी ज़रूरी है, क्योंकि रिसेप्शनिस्ट बहुत सारी निजी जानकारी देखते और सुनते हैं।"

फ़ोन और आगंतुक

4. आप यहाँ फ़ोन कैसे उठाएँगे?

"अभिवादन, कंपनी का नाम, और अपने नाम के साथ, कुछ ऐसे—'गुड मॉर्निंग, स्मिथ एंड कंपनी, मैं अन्ना बोल रही हूँ, मैं कैसे मदद कर सकती हूँ?' व्यस्त दिनों में भी मैं दोस्ताना लहज़ा बनाए रखूँगी, और कॉल करने वाले का नाम, नंबर, और कॉल का कारण साफ़-साफ़ लिखकर संदेश लूँगी।"

5. अगर आप किसी आगंतुक की मदद कर रहे हों और तभी फ़ोन बजने लगे तो आप क्या करेंगे?

"मैं आगंतुक से थोड़ी देर के लिए माफ़ी माँगूँगी, कॉल उठाऊँगी, और या तो जल्दी मदद कर दूँगी या कॉल करने वाले से होल्ड पर रहने या संदेश छोड़ने के लिए कहूँगी। फिर मैं आगंतुक के पास वापस जाऊँगी। सामने बैठे व्यक्ति को अनदेखा महसूस नहीं होना चाहिए, लेकिन कॉल करने वाले को भी बजते हुए नहीं छोड़ना चाहिए।"

6. आप एक साथ कई कॉल कैसे संभालते हैं?

"मैं हर कॉल उठाती हूँ, कॉल करने वाले से होल्ड पर रहने के लिए कहती हूँ, और बारी-बारी से उनके पास वापस आती हूँ। अगर कोई एक मिनट से ज़्यादा होल्ड पर रहा है, तो मैं उनसे पूछती हूँ और संदेश लेने या बाद में कॉल करने की पेशकश करती हूँ। मैं लिखकर रखती हूँ कि कौन इंतज़ार कर रहा है ताकि कोई भूल न जाए।"

7. किसी मीटिंग के लिए जल्दी पहुँचे आगंतुक का स्वागत आप कैसे करेंगे?

"मैं उनका स्वागत करूँगी, बैठने के लिए जगह दूँगी और अगर हमारे यहाँ ऐसा होता है तो कुछ पीने के लिए दूँगी, और जिनसे उनकी मुलाक़ात है उन्हें बता दूँगी कि वे आ गए हैं। अगर इंतज़ार लंबा होगा, तो मैं उन्हें मोटे तौर पर बता दूँगी कि कितना समय लगेगा ताकि वे अनिश्चितता में न रहें।"

व्यवस्था और शेड्यूलिंग

8. आप शेड्यूलिंग और अपॉइंटमेंट कैसे संभालते हैं?

"मैं शेड्यूलिंग सिस्टम ध्यान से इस्तेमाल करती हूँ और बुकिंग करते समय जानकारी दोबारा जाँचती हूँ: नाम, तारीख़, समय, और संपर्क नंबर। नो-शो कम करने के लिए मैं एक-दो दिन पहले अपॉइंटमेंट की पुष्टि करती हूँ। जब समय टकराता है, तो मैं सिर्फ़ मना करने के बजाय अगले उपलब्ध विकल्प बताती हूँ।"

9. अगर एक ही मीटिंग रूम के लिए दो लोगों की बुकिंग हो जाए तो आप क्या करेंगे?

"मैं बुकिंग सिस्टम देखूँगी कि पहले किसने बुक किया था, फिर दोनों से शांति से बात करूँगी और कोई दूसरा रूम ढूँढूँगी। आमतौर पर एक समूह दूसरी जगह चला जाता है। बाद में मैं देखूँगी कि यह डबल बुकिंग हुई कैसे ताकि दोबारा ऐसा न हो।"

10. व्यस्त दिन में आप व्यवस्थित कैसे रहते हैं?

"मैं फ़ॉलो-अप, संदेशों, और जो भी करने का वादा किया है उसकी लिखित सूची रखती हूँ, और कम भीड़ के समय उसे देखती हूँ। मैं दिन की शुरुआत में जो हो सके तैयार कर लेती हूँ, जैसे आगंतुक बैज और दिन के अपॉइंटमेंट।"

11. आपने कौन-से सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल किए हैं?

"Microsoft Office और Outlook, मल्टी-लाइन फ़ोन सिस्टम, और क्लिनिक का बुकिंग और भुगतान सॉफ़्टवेयर। मैं नए सिस्टम जल्दी सीख लेती हूँ; मुझे हमारे बुकिंग सिस्टम की ट्रेनिंग कुछ दिनों में मिल गई थी और बाद में मैंने नए स्टाफ़ को उसकी ट्रेनिंग देने में भी मदद की।"

जॉब पोस्टिंग में दिए गए सिस्टम का ज़िक्र पहले करें।

गोपनीयता और विवेक

12. आप गोपनीय जानकारी कैसे संभालते हैं?

"मैं उसे अपने तक रखती हूँ और सिर्फ़ उन्हीं के साथ साझा करती हूँ जिन्हें उसकी ज़रूरत है। मैं वेटिंग एरिया में मरीज़ों या क्लाइंट्स के बारे में बात नहीं करती, अपनी स्क्रीन दूसरों की नज़र से दूर रखती हूँ, और कागज़ात डेस्क पर पड़े नहीं छोड़ती। अगर कोई ऐसी जानकारी माँगे जिसे साझा करने के बारे में मुझे यक़ीन न हो, तो मैं पहले पुष्टि करती हूँ।"

13. अगर बिना अपॉइंटमेंट कोई मैनेजर से मिलने की ज़िद करे तो आप क्या करेंगे?

"मैं विनम्र रहूँगी और पूछूँगी कि बात किस बारे में है। फिर मैं देखूँगी कि मैनेजर उपलब्ध हैं या कोई और मदद कर सकता है। अगर कोई उपलब्ध न हो, तो मैं उनकी जानकारी और कारण लिख लूँगी, और यह सुनिश्चित करूँगी कि मैनेजर तक संदेश उसी दिन पहुँच जाए।"

14. अगर आपको कुछ संदिग्ध दिखे, जैसे कोई अनजान व्यक्ति रिसेप्शन से आगे जाने की कोशिश कर रहा हो, तो आप क्या करेंगे?

"मैं विनम्रता से उन्हें रोकूँगी और पूछूँगी कि वे किससे मिलने आए हैं, फिर आगे जाने देने से पहले पुष्टि करूँगी। अगर कुछ गड़बड़ लगे, तो मैं बिल्डिंग की सुरक्षा प्रक्रिया का पालन करूँगी और सिक्योरिटी या अपने मैनेजर को बुलाऊँगी। लोगों की सुरक्षा रखना इस काम का हिस्सा है।"

मुश्किल लोग और परिस्थितियाँ

15. आप किसी गुस्साए विज़िटर या कॉलर से कैसे निपटते हैं?

"मैं शांत रहता हूँ, बिना टोके सुनता हूँ, और जो सुना उसे दोहरा देता हूँ। फिर बताता हूँ कि अभी मैं क्या कर सकता हूँ और आगे क्या होगा। अगर मैं इसे हल नहीं कर पाता, तो किसी ऐसे व्यक्ति के पास ले जाता हूँ जो कर सके, और पूरी जानकारी आगे बढ़ा देता हूँ ताकि उन्हें दोबारा सब कुछ न बताना पड़े।"

16. कोई ऐसा समय बताइए जब आपने काम पर तनावपूर्ण स्थिति संभाली हो।

"एक सोमवार को दो स्टाफ सदस्य बीमारी की छुट्टी पर थे और फ़ोन लगातार बज रहे थे। मैंने डेस्क पर मरीज़ों को प्राथमिकता दी, व्यस्त समय में फ़ोन को मैसेज लेने पर सेट किया, और हर कॉल एक घंटे के भीतर वापस की। बाद में मेरे मैनेजर ने मुझसे कहा कि मैं लिख दूँ कि मैंने इसे कैसे संभाला, ताकि बाकी टीम भी देख सके।"

17. अगर आपसे शेड्यूलिंग की गलती हो जाए तो आप क्या करेंगे?

"जैसे ही मुझे पता चलेगा, मैं प्रभावित व्यक्ति को बताऊँगा, माफ़ी माँगूँगा, और जो सबसे अच्छा विकल्प उपलब्ध हो वह पेश करूँगा। फिर मैं देखूँगा कि ऐसा हुआ कैसे। एक बार मैंने गलत तारीख बुक कर दी थी, उसके बाद मैंने कॉल खत्म करने से पहले कॉलर को जानकारी दोबारा पढ़कर सुनाना शुरू कर दिया।"

18. आप किसी घबराए या परेशान मरीज़ को कैसे संभालेंगे? (मेडिकल रिसेप्शनिस्ट)

"मैं शांति से बात करूँगा, साफ़-साफ़ बताऊँगा कि आगे क्या होगा और उन्हें लगभग कितना इंतज़ार करना पड़ेगा, और अगर इंतज़ार लंबा हो जाए तो उनका हाल भी पूछता रहूँगा। छोटी-छोटी बातें, जैसे उन्हें बताना कि शौचालय कहाँ है या यह कि वे मुझसे कुछ भी पूछ सकते हैं, लोगों की घबराहट कम करने में मदद करती हैं।"

समापन

19. आप कुछ सालों में खुद को कहाँ देखते हैं?

"मैं ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर या ऑफ़िस मैनेजर की भूमिका तक बढ़ना चाहूँगा। मैं पूरे ऑफ़िस का काम कैसे चलता है, यह और अच्छे से सीखना चाहूँगा, और मुझे यह यहीं करके खुशी होगी।"

20. हम आपको क्यों नौकरी पर रखें?

"मैं मिलनसार, शांत और व्यवस्थित हूँ, और मैंने दो साल तक एक व्यस्त क्लिनिक में फ्रंट डेस्क का काम किया है। मैं एक साथ कई काम संभालने में अच्छा हूँ, बिना यह महसूस कराए कि सामने खड़े व्यक्ति को जल्दबाज़ी में रखा जा रहा है। मैं आपके विज़िटरों पर अच्छी पहली छाप डालूँगा।"

उनसे पूछने के लिए सवाल

• एक आम दिन में फ्रंट डेस्क पर कितनी कॉल और कितने विज़िटर आते हैं?
• मैं कौन-कौन से सिस्टम इस्तेमाल करूँगा?
• जब मुझे मदद की ज़रूरत हो तो मैं किसके पास जाऊँ?
• दिन या हफ़्ते का सबसे व्यस्त समय कौन-सा होता है?

इंटरव्यू की तैयारी

अपने जवाब ज़ोर से बोलकर प्रैक्टिस करें, क्योंकि आप कैसे बोलते हैं, यह भी मूल्यांकन का हिस्सा होता है। इनमें से कई सवाल administrative assistant और customer service इंटरव्यू में भी आते हैं, इसलिए उन गाइड्स को भी पढ़ना फ़ायदेमंद रहेगा। YesToTheOffer आपकी तैयारी में मदद कर सकता है: अपना रिज़्यूमे और जॉब पोस्टिंग जोड़ें, और एक प्रैक्टिस रन की ट्रांसक्रिप्ट देखें ताकि पता चले कि आपके जवाब कहाँ और साफ़ हो सकते हैं।