20 Fragen im Vorstellungsgespräch als Rezeptionist und Beispielantworten

Rezeptionistinnen und Rezeptionisten sind die ersten Personen, mit denen die meisten Besucher und Anrufer zu tun haben. Deshalb achten Interviewer darauf, wie du rüberkommst, nicht nur auf das, was du sagst. Erwarte Fragen zu Telefon und Besuchern, dazu, wie du organisiert bleibst, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, zum Umgang mit vertraulichen Informationen und zum Umgang mit schwierigen Menschen.

Unten findest du 20 häufige Fragen mit Beispielantworten. Sie funktionieren für Empfangs-, Büro- und medizinische Rezeptionstätigkeiten. Ersetze die Beispiele durch eigene Erfahrungen.

Über dich

1. Erzähl mir etwas über dich.

„Ich habe zwei Jahre lang am Empfang einer Zahnklinik gearbeitet. Ich checke Patienten ein, beantworte Telefonate, vereinbare Termine und wickle Zahlungen ab. Davor habe ich im Einzelhandel gearbeitet, ich bin also Betriebsamkeit und den Umgang mit den verschiedensten Menschen gewohnt. Mir gefällt es, die Person zu sein, die Besucher willkommen heißt."

2. Warum möchtest du Rezeptionist/in werden?

„Ich arbeite gern mit Menschen und halte gern die Dinge organisiert, und dieser Job kombiniert beides. Außerdem mag ich, dass er abwechslungsreich ist. In wenigen Minuten begrüßt du vielleicht einen Besucher, löst ein Terminproblem und beantwortest das Telefon."

3. Was sind deiner Meinung nach die wichtigsten Fähigkeiten für diesen Job?

„Freundlich und ruhig zu sein, klar am Telefon und persönlich zu kommunizieren und organisiert zu bleiben, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Diskretion ist ebenfalls wichtig, denn Rezeptionisten sehen und hören viele private Informationen."

Telefon und Besucher

4. Wie würdest du hier das Telefon annehmen?

„Mit einer Begrüßung, dem Firmennamen und meinem Namen, etwa: ‚Guten Morgen, Smith & Co., hier spricht Anna, wie kann ich helfen?‘ Ich würde auch an stressigen Tagen einen freundlichen Ton halten und klare Nachrichten mit Name, Nummer und Anliegen des Anrufers aufnehmen."

5. Was würdest du tun, wenn das Telefon klingelt, während du einem Besucher hilfst?

„Ich würde mich beim Besucher kurz entschuldigen, das Gespräch annehmen und entweder schnell helfen oder den Anrufer bitten, zu warten oder eine Nachricht zu hinterlassen. Danach würde ich zum Besucher zurückkehren. Die Person vor mir soll sich nicht ignoriert fühlen, aber der Anrufer soll auch nicht ins Leere klingeln."

6. Wie gehst du mit mehreren Anrufen gleichzeitig um?

„Ich nehme jeden an, bitte den Anrufer, in der Leitung zu bleiben, und komme der Reihe nach zurück. Wenn jemand länger als etwa eine Minute wartet, melde ich mich und biete an, eine Nachricht aufzunehmen oder zurückzurufen. Ich notiere, wer wartet, damit niemand vergessen wird."

7. Wie würdest du einen Besucher begrüßen, der zu früh zu einem Termin kommt?

„Ich würde ihn willkommen heißen, ihm einen Platz und etwas zu trinken anbieten, wenn das bei uns üblich ist, und die Person, die er treffen möchte, informieren, dass er da ist. Wenn die Wartezeit lang wird, würde ich ihm ungefähr sagen, wie lange es dauert, damit er nicht im Unklaren bleibt."

Organisation und Terminplanung

8. Wie verwaltest du Terminplanung und Termine?

„Ich nutze das Planungssystem sorgfältig und prüfe die Details bei der Buchung doppelt: Name, Datum, Uhrzeit und Kontaktnummer. Ich bestätige Termine ein oder zwei Tage vorher, um No-Shows zu reduzieren. Bei Überschneidungen biete ich die nächsten freien Optionen an, statt einfach abzulehnen."

9. Was würdest du tun, wenn zwei Personen für denselben Besprechungsraum gebucht sind?

„Ich würde im Buchungssystem nachsehen, wer zuerst gebucht hat, dann ruhig mit beiden sprechen und nach einem anderen Raum suchen. Meist kann eine Gruppe wechseln. Danach würde ich prüfen, wie die Doppelbuchung entstanden ist, damit es nicht wieder passiert."

10. Wie bleibst du an einem geschäftigen Tag organisiert?

„Ich führe eine schriftliche Liste mit Nachverfolgungen, Nachrichten und allem, was ich zugesagt habe, und schaue sie in ruhigeren Momenten durch. Außerdem bereite ich vor, was ich zu Tagesbeginn vorbereiten kann, etwa Besucherausweise und die Termine des Tages."

11. Welche Software hast du verwendet?

„Microsoft Office und Outlook, eine Mehrleitungs-Telefonanlage und die Buchungs- und Zahlungssoftware der Klinik. Ich lerne neue Systeme schnell; in unser Buchungssystem wurde ich in ein paar Tagen eingearbeitet und habe später neue Mitarbeitende darin geschult."

Nenne zuerst die Systeme, die in der Stellenausschreibung stehen.

Vertraulichkeit und Urteilsvermögen

12. Wie gehst du mit vertraulichen Informationen um?

„Ich behalte sie für mich und teile sie nur mit Personen, die sie brauchen. Ich bespreche Patienten oder Klienten nicht im Wartebereich, ich halte meinen Bildschirm außer Sicht und lasse keine Dokumente auf dem Schreibtisch liegen. Wenn jemand Informationen erfragt, bei denen ich unsicher bin, ob ich sie weitergeben darf, kläre ich das vorher."

13. Was würdest du tun, wenn jemand ohne Termin darauf besteht, einen Manager zu sprechen?

„Ich würde höflich bleiben und fragen, worum es geht. Dann würde ich prüfen, ob der Manager verfügbar ist oder ob jemand anderes helfen kann. Wenn niemand verfügbar ist, würde ich seine Daten und den Grund notieren und sicherstellen, dass der Manager die Nachricht noch am selben Tag erhält."

14. Was würdest du tun, wenn dir etwas Verdächtiges auffällt, etwa eine unbekannte Person, die am Empfang vorbeigehen will?

„Ich würde sie höflich aufhalten und fragen, wen sie besuchen möchte, und dann prüfen, bevor ich sie durchlasse. Wenn etwas nicht stimmte, würde ich das Sicherheitsverfahren des Gebäudes befolgen und den Sicherheitsdienst oder meinen Manager rufen. Die Sicherheit der Menschen ist Teil des Jobs."

Schwierige Menschen und Situationen

15. Wie gehst du mit einem wütenden Besucher oder Anrufer um?

"Ich bleibe ruhig, höre zu, ohne zu unterbrechen, und wiederhole, was ich gehört habe. Dann sage ich, was ich jetzt tun kann und was als Nächstes passiert. Wenn ich es nicht lösen kann, hole ich jemanden, der es kann, und gebe die Details weiter, damit die Person sich nicht wiederholen muss."

16. Erzähl mir von einer Situation, in der du bei der Arbeit mit Stress umgegangen bist.

"An einem Montag waren zwei Kolleginnen krank gemeldet und die Telefone klingelten ununterbrochen. Ich habe die Patienten am Empfang priorisiert, das Telefon so eingestellt, dass während des Andrangs Nachrichten aufgenommen wurden, und jeden Anruf innerhalb einer Stunde zurückgerufen. Meine Vorgesetzte hat mich später gebeten, aufzuschreiben, wie ich das geregelt habe, für den Rest des Teams."

17. Was würdest du tun, wenn dir ein Fehler bei der Terminplanung unterlaufen würde?

"Ich würde die betroffene Person informieren, sobald ich es bemerke, mich entschuldigen und die bestmögliche Alternative anbieten. Danach würde ich schauen, wie es dazu gekommen ist. Nachdem ich einmal das falsche Datum eingetragen hatte, habe ich angefangen, die Angaben dem Anrufer vor dem Auflegen noch einmal vorzulesen."

18. Wie würdest du mit einem ängstlichen oder aufgewühlten Patienten umgehen? (Empfangskraft in der Arztpraxis)

"Ich würde ruhig sprechen, klar erklären, was als Nächstes passiert und ungefähr wie lange die Wartezeit dauert, und zwischendurch nachfragen, wenn das Warten länger dauert. Kleine Dinge, wie ihnen zu sagen, wo die Toilette ist oder dass sie mich alles fragen können, helfen den Leuten, sich weniger ängstlich zu fühlen."

Zum Abschluss

19. Wo siehst du dich in ein paar Jahren?

"Ich würde gerne in eine Rolle als Bürokoordinatorin oder Büroleiterin hineinwachsen. Ich möchte mehr darüber lernen, wie das ganze Büro läuft, und das gerne hier."

20. Warum sollten wir dich einstellen?

"Ich bin freundlich, ruhig und organisiert, und ich arbeite seit zwei Jahren am Empfang einer viel besuchten Praxis. Ich bin gut darin, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ohne dass sich die Person vor mir gehetzt fühlt. Ich würde einen guten ersten Eindruck für eure Besucher hinterlassen."

Fragen, die du stellen kannst

• Wie viele Anrufe und Besucher kommen an einem typischen Tag am Empfang an?
• Mit welchen Systemen würde ich arbeiten?
• An wen wende ich mich, wenn ich Hilfe brauche?
• Wann sind die geschäftigsten Zeiten am Tag oder in der Woche?

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Übe deine Antworten laut, denn wie du klingst, ist Teil dessen, was bewertet wird. Viele dieser Fragen überschneiden sich mit Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenz und Kundenservice, daher lohnt es sich, auch diese Leitfäden zu lesen. YesToTheOffer kann dir bei der Vorbereitung helfen: Füge deinen Lebenslauf und die Stellenausschreibung hinzu und sieh dir das Transkript eines Probedurchlaufs an, um zu erkennen, wo deine Antworten klarer sein können.