20 domande per il colloquio da receptionist con risposte di esempio

I receptionist sono la prima persona con cui la maggior parte dei visitatori e di chi chiama ha a che fare, quindi chi ti intervista fa attenzione a come ti poni, non solo a quello che dici. Aspettati domande su telefono e visitatori, su come restare organizzato quando succedono più cose contemporaneamente, sulla gestione di informazioni riservate e su come rapportarsi con persone difficili.

Qui sotto trovi 20 domande comuni con risposte di esempio. Vanno bene per ruoli di receptionist alla reception, in ufficio e in ambito medico. Sostituisci con esempi presi dalla tua esperienza.

Su di te

1. Parlami di te.

"Ho lavorato alla reception di uno studio dentistico per due anni. Accolgo i pazienti, rispondo al telefono, fisso gli appuntamenti e gestisco i pagamenti. Prima lavoravo nel commercio al dettaglio, quindi sono abituata a essere sempre impegnata e a rapportarmi con ogni tipo di persona. Mi piace essere la persona che fa sentire i visitatori ben accolti."

2. Perché vuoi fare la receptionist?

"Mi piace lavorare con le persone e tenere tutto organizzato, e questo lavoro combina entrambe le cose. Mi piace anche che sia vario. In pochi minuti potresti accogliere un visitatore, risolvere un problema di programmazione e rispondere al telefono."

3. Quali pensi siano le competenze più importanti per questo lavoro?

"Essere cordiale e calma, comunicare in modo chiaro al telefono e di persona, e restare organizzata quando succedono più cose insieme. Anche la discrezione è importante, perché i receptionist vedono e sentono molte informazioni private."

Telefono e visitatori

4. Come risponderesti al telefono qui?

"Con un saluto, il nome dell'azienda e il mio nome, qualcosa tipo 'Buongiorno, Smith & Co., sono Anna, come posso aiutarla?'. Manterrei un tono cordiale anche nelle giornate piene, e prenderei messaggi chiari con il nome di chi chiama, il numero e il motivo della chiamata."

5. Cosa faresti se il telefono squillasse mentre stai aiutando un visitatore?

"Mi scuserei brevemente con il visitatore, risponderei alla chiamata e o aiuterei rapidamente o chiederei a chi chiama di attendere o di lasciare un messaggio. Poi tornerei dal visitatore. La persona davanti a me non deve sentirsi ignorata, ma nemmeno chi chiama deve restare a sentire lo squillo."

6. Come gestisci più chiamate contemporaneamente?

"Rispondo a ciascuna, chiedo a chi chiama di attendere e torno da loro in ordine. Se qualcuno è in attesa da più di un minuto circa, controllo e propongo di prendere un messaggio o di richiamare. Tengo nota di chi è in attesa così nessuno viene dimenticato."

7. Come accoglieresti un visitatore che arriva in anticipo per una riunione?

"Lo accoglierei, gli offrirei un posto a sedere e qualcosa da bere se è prassi da noi, e farei sapere alla persona che deve incontrare che è arrivato. Se l'attesa sarà lunga, gli direi all'incirca quanto tempo, così non resta a chiedersi quanto dovrà aspettare."

Organizzazione e programmazione

8. Come gestisci la programmazione e gli appuntamenti?

"Uso con attenzione il sistema di programmazione e ricontrollo i dettagli quando fisso un appuntamento: nome, data, ora e numero di contatto. Confermo gli appuntamenti uno o due giorni prima per ridurre le assenze. Quando c'è un conflitto, offro le prime opzioni disponibili invece di limitarmi a dire di no."

9. Cosa faresti se due persone avessero prenotato la stessa sala riunioni?

"Controllerei il sistema di prenotazione per vedere chi ha prenotato per primo, poi parlerei con entrambi con calma e cercherei un'altra sala. Di solito un gruppo può spostarsi. Dopo, verificherei come è avvenuta la doppia prenotazione per evitare che si ripeta."

10. Come resti organizzata durante una giornata intensa?

"Tengo una lista scritta dei follow-up, dei messaggi e di tutto ciò che ho promesso di fare, e la controllo nei momenti più tranquilli. Preparo anche in anticipo quello che posso a inizio giornata, come i badge dei visitatori e gli appuntamenti del giorno."

11. Quali software hai usato?

"Microsoft Office e Outlook, un sistema telefonico multilinea e il software di prenotazione e pagamento dello studio. Imparo velocemente i nuovi sistemi; sono stata formata sul nostro sistema di prenotazione in un paio di giorni e in seguito ho aiutato a formare il nuovo personale."

Cita prima i sistemi elencati nell'annuncio di lavoro.

Riservatezza e buon senso

12. Come gestisci le informazioni riservate?

"Le tengo per me e le condivido solo con chi ne ha bisogno. Non parlo di pazienti o clienti nella sala d'attesa, tengo lo schermo fuori dalla vista e non lascio documenti sparsi sulla scrivania. Se qualcuno mi chiede informazioni che non sono sicura di poter condividere, verifico prima."

13. Cosa faresti se qualcuno senza appuntamento insistesse per vedere un manager?

"Resterei educata e chiederei di cosa si tratta. Poi controllerei se il manager è disponibile o se qualcun altro può aiutare. Se nessuno è disponibile, prenderei i suoi dati e il motivo, e mi assicurerei che il manager riceva il messaggio quel giorno stesso."

14. Cosa faresti se notassi qualcosa di sospetto, come una persona sconosciuta che cerca di superare la reception?

"La fermerei educatamente e chiederei chi è venuta a vedere, poi controllerei prima di lasciarla passare. Se qualcosa sembrasse strano, seguirei la procedura di sicurezza dell'edificio e chiamerei la sicurezza o il mio manager. Garantire la sicurezza delle persone fa parte del lavoro."

Persone e situazioni difficili

15. Come gestisci un visitatore o un interlocutore arrabbiato?

"Mantengo la calma, ascolto senza interrompere e ripeto quello che ho capito. Poi dico cosa posso fare subito e cosa succederà dopo. Se non posso risolvere, coinvolgo chi può farlo e gli passo i dettagli, così non deve ripetere tutto da capo."

16. Raccontami di una volta in cui hai gestito una situazione stressante al lavoro.

"Un lunedì due colleghi erano a casa malati e i telefoni squillavano senza sosta. Ho dato priorità alle persone allo sportello, ho impostato il telefono per prendere i messaggi durante il picco e ho richiamato tutti entro un'ora. Il mio responsabile in seguito mi ha chiesto di mettere per iscritto come l'avevo gestita, per il resto del team."

17. Cosa faresti se commettessi un errore di programmazione?

"Lo direi subito alla persona coinvolta appena me ne accorgo, mi scuserei e offrirei la soluzione migliore disponibile. Poi cercherei di capire come è successo. Dopo aver sbagliato una data una volta, ho iniziato a rileggere i dettagli a chi chiama prima di chiudere la telefonata."

18. Come gestiresti un paziente ansioso o agitato? (receptionist in ambito medico)

"Parlerei con calma, spiegherei chiaramente cosa succederà dopo e all'incirca quanto dovrà aspettare, e controllerei come sta se l'attesa si prolunga. Le piccole cose, come indicargli dov'è il bagno o dirgli che può chiedermi qualsiasi cosa, aiutano le persone a sentirsi meno ansiose."

Conclusione

19. Dove ti vedi tra qualche anno?

"Mi piacerebbe crescere fino a diventare coordinatore o responsabile d'ufficio. Vorrei imparare di più su come funziona l'intero ufficio, e sarei felice di farlo qui."

20. Perché dovremmo assumerti?

"Sono cordiale, calmo e organizzato, e da due anni lavoro alla reception di una clinica molto trafficata. Sono bravo a gestire più cose contemporaneamente senza che la persona davanti a me si senta messa fretta. Farei una buona prima impressione sui vostri visitatori."

Domande da fare

• Quante chiamate e visitatori gestisce la reception in una giornata tipo?
• Quali sistemi utilizzerei?
• A chi mi rivolgerei quando ho bisogno di aiuto?
• Quali sono i momenti più intensi della giornata o della settimana?

Prepararsi al colloquio

Esercitati a rispondere ad alta voce, perché anche come suoni fa parte di ciò che viene valutato. Molte di queste domande si sovrappongono ai colloqui per assistente amministrativo e servizio clienti, quindi vale la pena leggere anche quelle guide. YesToTheOffer può aiutarti a prepararti: aggiungi il tuo curriculum e l'annuncio di lavoro, e rivedi la trascrizione di una simulazione per capire dove le tue risposte possono essere più chiare.