20 Perguntas de Entrevista para Recepcionista e Respostas de Exemplo

Recepcionistas são a primeira pessoa com quem a maioria dos visitantes e ligantes lida, então os entrevistadores prestam atenção em como você se apresenta, não apenas no que você diz. Espere perguntas sobre telefones e visitantes, manter a organização quando várias coisas acontecem ao mesmo tempo, lidar com informações confidenciais e lidar com pessoas difíceis.

Abaixo estão 20 perguntas comuns com respostas de exemplo. Elas funcionam para funções de recepcionista de front desk, escritório e área médica. Substitua por exemplos da sua própria experiência.

Sobre você

1. Fale sobre você.

"Trabalhei na recepção de uma clínica odontológica por dois anos. Faço o check-in dos pacientes, atendo telefonemas, agendo consultas e processo pagamentos. Antes disso, trabalhei no varejo, então estou acostumada a ser corrida e a lidar com todo tipo de pessoa. Gosto de ser a pessoa que faz os visitantes se sentirem bem-vindos."

2. Por que você quer ser recepcionista?

"Gosto de trabalhar com pessoas e de manter as coisas organizadas, e este trabalho combina as duas coisas. Também gosto do fato de ser variado. Você pode estar recebendo um visitante, resolvendo um problema de agendamento e atendendo o telefone nos mesmos poucos minutos."

3. Quais você acha que são as habilidades mais importantes para este trabalho?

"Ser simpática e calma, comunicar-se com clareza ao telefone e pessoalmente, e manter a organização quando várias coisas acontecem ao mesmo tempo. Discrição também é importante, porque recepcionistas veem e ouvem muitas informações privadas."

Telefones e visitantes

4. Como você atenderia o telefone aqui?

"Com uma saudação, o nome da empresa e meu nome, algo como 'Bom dia, Smith & Co., aqui é a Anna, como posso ajudar?' Eu manteria um tom amigável mesmo em dias corridos, e anotaria recados claros com o nome do ligante, o número e o motivo da ligação."

5. O que você faria se o telefone estivesse tocando enquanto você estivesse atendendo um visitante?

"Eu me desculparia brevemente com o visitante, atenderia a ligação e ou ajudaria rapidamente ou pediria ao ligante para aguardar ou deixar recado. Depois voltaria ao visitante. A pessoa na minha frente não deve se sentir ignorada, mas o ligante também não deve ficar tocando sem resposta."

6. Como você lida com várias ligações ao mesmo tempo?

"Atendo cada uma, peço ao ligante para aguardar e volto a eles na ordem. Se alguém estiver esperando há mais de um minuto ou mais, eu verifico e ofereço anotar um recado ou retornar a ligação. Anoto quem está esperando para que ninguém seja esquecido."

7. Como você receberia um visitante que chega cedo para uma reunião?

"Eu o receberia, ofereceria um assento e algo para beber, se for o que fazemos, e avisaria a pessoa com quem ele vai se encontrar que ele chegou. Se a espera for longa, eu diria mais ou menos quanto tempo vai levar para que ele não fique sem saber."

Organização e agendamento

8. Como você gerencia agendamentos e compromissos?

"Uso o sistema de agendamento com cuidado e confiro os detalhes quando agendo: nome, data, horário e número de contato. Confirmo os agendamentos um ou dois dias antes para reduzir as faltas. Quando há conflito, ofereço as próximas opções disponíveis em vez de simplesmente dizer não."

9. O que você faria se duas pessoas estivessem agendadas para a mesma sala de reunião?

"Eu verificaria o sistema de reservas para ver quem reservou primeiro, depois conversaria com as duas pessoas com calma e procuraria outra sala. Normalmente um grupo pode mudar. Depois eu verificaria como a reserva duplicada aconteceu para que não aconteça de novo."

10. Como você se mantém organizada durante um dia corrido?

"Mantenho uma lista escrita de retornos, recados e qualquer coisa que prometi fazer, e a confiro nos momentos mais tranquilos. Também preparo o que posso no início do dia, como crachás de visitante e os agendamentos do dia."

11. Quais softwares você já usou?

"Microsoft Office e Outlook, um sistema telefônico com várias linhas e o software de agendamento e pagamento da clínica. Aprendo novos sistemas rapidamente; fui treinada no nosso sistema de agendamento em alguns dias e depois ajudei a treinar novos funcionários nele."

Mencione primeiro os sistemas listados no anúncio da vaga.

Confidencialidade e bom senso

12. Como você lida com informações confidenciais?

"Guardo para mim e só compartilho com quem precisa saber. Não discuto pacientes ou clientes na sala de espera, mantenho minha tela fora da vista dos outros e não deixo documentos espalhados na mesa. Se alguém pede uma informação que não tenho certeza se posso compartilhar, eu verifico antes."

13. O que você faria se alguém sem agendamento insistisse em ver um gerente?

"Eu manteria a educação e perguntaria sobre o que se trata. Depois verificaria se o gerente está disponível ou se outra pessoa pode ajudar. Se ninguém estiver disponível, eu anotaria os dados da pessoa e o motivo, e garantiria que o gerente recebesse o recado naquele dia."

14. O que você faria se notasse algo suspeito, como uma pessoa desconhecida tentando passar pela recepção?

"Eu a pararia educadamente e perguntaria quem ela veio ver, depois verificaria antes de deixá-la passar. Se algo parecesse errado, eu seguiria o procedimento de segurança do prédio e chamaria a segurança ou meu gerente. Manter as pessoas seguras faz parte do trabalho."

Pessoas e situações difíceis

15. Como você lida com um visitante ou ligação de alguém irritado?

"Eu mantenho a calma, escuto sem interromper e repito o que entendi. Depois digo o que posso fazer agora e o que vai acontecer em seguida. Se eu não conseguir resolver, procuro alguém que possa e passo os detalhes para a pessoa não precisar repetir tudo."

16. Conte sobre uma vez em que você lidou com uma situação estressante no trabalho.

"Numa segunda-feira, dois funcionários estavam de atestado e os telefones não paravam de tocar. Priorizei os pacientes no balcão, deixei o telefone no modo de recados durante o movimento e retornei todas as ligações dentro de uma hora. Depois, minha gerente me pediu para escrever como eu tinha lidado com aquilo para o resto da equipe."

17. O que você faria se cometesse um erro de agendamento?

"Eu avisaria a pessoa afetada assim que percebesse, pediria desculpas e ofereceria a melhor opção disponível. Depois, eu analisaria como aquilo aconteceu. Depois que marquei a data errada uma vez, comecei a repetir os detalhes para quem estava ligando antes de encerrar a chamada."

18. Como você lidaria com um paciente ansioso ou chateado? (recepcionista de consultório médico)

"Eu falaria com calma, explicaria com clareza o que vai acontecer em seguida e mais ou menos quanto tempo ele vai esperar, e verificaria como ele está se a espera demorasse. Pequenas coisas, como avisar onde fica o banheiro ou dizer que ele pode perguntar o que quiser, ajudam as pessoas a ficarem menos ansiosas."

Encerrando

19. Onde você se vê daqui a alguns anos?

"Eu gostaria de crescer para um cargo de coordenador ou gerente de escritório. Gostaria de aprender mais sobre como todo o escritório funciona, e ficaria feliz em fazer isso aqui."

20. Por que deveríamos te contratar?

"Sou simpático, calmo e organizado, e trabalho na recepção de uma clínica movimentada há dois anos. Sou bom em lidar com várias coisas ao mesmo tempo sem que a pessoa na minha frente se sinta apressada. Eu causaria uma boa primeira impressão para os seus visitantes."

Perguntas para fazer a eles

• Quantas ligações e visitantes a recepção atende em um dia típico?
• Quais sistemas eu usaria?
• A quem eu recorreria quando precisasse de ajuda?
• Quais são os horários ou dias mais movimentados?

Preparando-se para a entrevista

Pratique suas respostas em voz alta, pois a forma como você soa faz parte do que está sendo avaliado. Muitas dessas perguntas se sobrepõem às de entrevistas para assistente administrativo e atendimento ao cliente, então vale a pena ler esses guias também. O YesToTheOffer pode ajudar você a se preparar: adicione seu currículo e a vaga, e revise a transcrição de um simulado para ver onde suas respostas podem ficar mais claras.