Molte persone vogliono conservare una testimonianza del proprio colloquio. Sotto pressione si dimenticano le domande, vogliono capire quali risposte sono state troppo lunghe e, se la selezione va male, vorrebbero sapere cosa è stato detto. Gli assistenti AI per colloqui rendono tutto questo semplice, perché la trascrizione è una conseguenza del loro funzionamento. Sorge quindi la domanda: è legale?
La risposta sincera è che dipende da dove si trova chi partecipa alla chiamata e dal fatto che tu abbia chiesto il permesso. Questo articolo riassume le regole generali nei luoghi in cui si trovano più spesso i nostri lettori. Sono informazioni generali fornite da un'azienda software, non consulenza legale. Per una situazione specifica, soprattutto in caso di controversia, rivolgiti a un avvocato nella tua giurisdizione.
I due tipi di regole sul consenso
Le leggi sulle registrazioni nel mondo rientrano perlopiù in due categorie.
Consenso di una parte. Se partecipi alla conversazione, puoi registrarla senza informare gli altri. Il principio è che potresti comunque ricordare e ripetere ciò che è stato detto.
Consenso di tutte le parti. Tutti i partecipanti devono acconsentire prima della registrazione. Registrare senza avvisarli è un illecito, talvolta penale, anche se partecipi alla conversazione.
Un colloquio di lavoro è una conversazione privata tra te e l'intervistatore, quindi valgono le stesse regole applicabili a qualsiasi telefonata o videochiamata. La complicazione è che in un colloquio video potresti trovarti in un luogo diverso dall'intervistatore e, in genere, si applica la norma più restrittiva.
Stati Uniti
La legge federale consente di registrare una conversazione a cui si partecipa. La maggior parte degli stati segue la regola del consenso di una sola parte. Una minoranza richiede il consenso di tutti.
Tra gli stati comunemente indicati come stati che richiedono il consenso di tutte le parti per le comunicazioni telefoniche ed elettroniche ci sono California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania e Washington. Altri stati applicano regole simili in alcune circostanze: in Connecticut la registrazione non dichiarata è una questione civile, la legge del Michigan è stata interpretata in entrambi i modi, in Nevada serve il consenso di tutti per le telefonate e in Oregon la regola si applica alle conversazioni di persona. Gli elenchi cambiano quando cambiano le leggi e le interpretazioni dei tribunali: considerali una mappa, non il testo di legge.
Per un colloquio video, la regola pratica è: se tu o l'intervistatore vi trovate in uno stato che richiede il consenso di tutti, chiedilo. Se non sai dov'è l'intervistatore, cosa normale con un'azienda che lavora a distanza, chiedilo.
Regno Unito
In generale, è legale che una persona registri per uso proprio una chiamata a cui partecipa. Le restrizioni riguardano la condivisione o la pubblicazione della registrazione e l'uso dei dati personali altrui per scopi che vanno oltre gli appunti personali; in questo caso può entrare in gioco la normativa sulla protezione dei dati. I datori di lavoro che ti registrano devono rispettare le norme sulla protezione dei dati e dovrebbero informarti.
Unione europea
Registrare una conversazione che comprende la voce di un'altra persona significa trattare i suoi dati personali, a cui si applica il GDPR. Le attività esclusivamente personali possono rientrare nell'esenzione domestica: potrebbe essere il caso degli appunti privati su un colloquio di lavoro. Tuttavia, le normative nazionali aggiungono regole proprie sulle registrazioni e in diversi stati membri è richiesto il consenso. In tutta l'UE, la scelta più sicura è chiedere.
Canada
La legge federale consente a chi partecipa a una conversazione privata di registrarla senza informare gli altri: una regola sul consenso di una sola parte simile a quella della maggior parte degli stati USA. Le leggi provinciali sulla privacy possono aggiungere norme sull'uso successivo della registrazione.
Australia
Le regole sono stabilite da ogni stato e territorio e diversi vietano, con possibili conseguenze penali, la registrazione di una conversazione privata senza il consenso di tutte le parti. Chiedi il permesso.
Una trascrizione equivale a una registrazione?
Molti pensano che «registrare» significhi salvare un file audio. Le leggi sono di solito formulate in termini più ampi e riguardano l'intercettazione, l'acquisizione o la registrazione di una comunicazione. Uno strumento che ascolta la chiamata e converte il parlato in testo acquisisce la comunicazione, anche se poi elimina l'audio.
La posizione più prudente è quindi considerare uno strumento di trascrizione dal vivo alla stregua di un registratore. Se per registrare ti servirebbe il consenso, presumilo necessario anche per trascrivere.
È un aspetto rilevante per gli assistenti AI per colloqui. Molti, incluso il nostro, non conservano un file audio. L'audio viene trasmesso a un servizio di riconoscimento vocale e resta solo il testo. È meglio per la privacy ed è una risposta sincera alla domanda «mi registrate?», ma il consenso va comunque valutato.
Come si comportano i datori di lavoro
I datori di lavoro registrano i colloqui più spesso dei candidati. I processi di selezione strutturati spesso prevedono una registrazione perché altri membri della commissione possano rivedere il colloquio; alcune aziende usano l'AI per trascrivere o valutare. Sono soggetti alle stesse leggi sul consenso, ed è per questo che:
- Zoom, Teams e Meet avvisano tutti i partecipanti alla chiamata quando inizia una registrazione, con un banner e di solito un avviso audio; Teams spesso richiede di accettare prima di continuare.
- Molti inviti includono ormai una clausola sul consenso: «Il colloquio potrebbe essere registrato ed elaborato con strumenti automatici».
- Alcune aziende chiedono il tuo consenso scritto prima del colloquio.
Se vieni registrato, è ragionevole chiedere per quanto tempo verrà conservata la registrazione, chi può vederla e se verrà usata per altri scopi oltre alla selezione. In base al GDPR e ad alcune leggi statali USA, potresti avere diritto a una copia.
Il modo più semplice per rispettare le regole: chiedere
In tutte le giurisdizioni descritte sopra, il consenso risolve il problema. Chiederlo è più semplice di quanto sembri. All'inizio del colloquio, puoi dire:
«Le dispiacerebbe se conservassi la trascrizione della conversazione per i miei appunti? Mi aiuta a preparare un buon seguito».
La maggior parte degli intervistatori accetta. Alcuni diranno che stanno già registrando; in tal caso puoi chiedere una copia in seguito. Altri rifiuteranno: non lo farai e avrai perso solo una funzione.
Se non te la senti di chiedere, è un indizio di come pensi che reagirebbe l'intervistatore. Tienine conto.
Non registrare di nascosto in una giurisdizione che richiede il consenso di tutti pensando che nessuno lo scoprirà. Se una registrazione emerge durante una controversia, è una prova dell'illecito tanto quanto lo è della conversazione.
Il ruolo di YesToTheOffer
Realizziamo YesToTheOffer, un'app desktop per macOS e Windows che trascrive un colloquio mentre si svolge, prepara spunti di risposta basati sul tuo curriculum e sulla descrizione del lavoro e, alla fine, fornisce una trascrizione e una revisione. Sulla registrazione, nello specifico: non vengono conservati file audio. L'audio dal vivo viene trasmesso a un servizio di riconoscimento vocale per generare la trascrizione; trascrizione, curriculum e appunti vengono archiviati sul tuo computer, dove puoi leggerli o eliminarli. Anche se la legge non lo richiede, ti consigliamo comunque di chiedere il consenso alla trascrizione.
Per scoprire come usare le trascrizioni per prepararti, leggi trascrizione e revisione del colloquio. Per sapere cosa succede ai tuoi dati in strumenti di questo tipo, consulta privacy degli assistenti AI per colloqui. I prezzi si basano sui minuti e includono 30 minuti gratuiti: trovi i dettagli nella sezione prezzi.
Fonti
Fonti generali consultate a ottobre 2026. Le leggi cambiano: verifica il testo in vigore nelle giurisdizioni coinvolte.
- Legge federale USA sulle intercettazioni, 18 U.S.C. § 2511(2)(d), e leggi statali sulla registrazione, come riassunte dal Reporters Committee for Freedom of the Press e dal Digital Media Law Project
- Linee guida dell'Information Commissioner's Office britannico sulla registrazione delle chiamate
- Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE, articolo 2(2)(c), esenzione domestica, e normativa nazionale di attuazione
- Codice penale canadese, sezione 184
- Leggi australiane statali e territoriali sui dispositivi di sorveglianza
Una trascrizione che conservi tu, senza archiviare l'audio
YesToTheOffer trascrive il colloquio e salva il testo sul tuo computer. Chiedi prima il permesso all'intervistatore, poi conserva un resoconto di ogni fase. 30 minuti gratuiti, poi paghi al minuto.
