Veel mensen willen een verslag van hun sollicitatiegesprek. Onder druk kun je niet onthouden wat je is gevraagd, je wilt weten welke antwoorden afdwaalden en na een slecht verlopen procedure wil je misschien weten wat er precies is gezegd. AI-sollicitatieassistenten maken dat eenvoudig, omdat er tijdens de werking van de tool vanzelf een transcript ontstaat. Dan komt de vraag: mag dat?
Het eerlijke antwoord hangt af van waar alle deelnemers aan het gesprek zich bevinden en of je toestemming hebt gevraagd. Dit artikel vat de algemene regels samen op de plekken waar onze lezers het vaakst wonen. Het is algemene informatie van een softwarebedrijf, geen juridisch advies. Neem voor jouw specifieke situatie, zeker bij een geschil, contact op met een advocaat in jouw rechtsgebied.
Twee soorten toestemmingsregels
Opnameregels wereldwijd vallen doorgaans in twee categorieën.
Toestemming van één partij. Neem je zelf deel aan het gesprek, dan mag je het opnemen. Je hoeft de anderen dat niet te vertellen. De gedachte is dat je je het gesprek ook zou kunnen herinneren en navertellen.
Toestemming van alle partijen. Iedereen in het gesprek moet instemmen voordat het wordt opgenomen. Opnemen zonder de anderen te informeren is een overtreding, soms zelfs strafbaar, ook als je zelf deelnemer bent.
Een sollicitatiegesprek is een privégesprek tussen jou en de interviewer. Daarom gelden deze regels net als voor elk telefoon- of videogesprek. De situatie wordt ingewikkelder als jij en de interviewer zich op verschillende plekken bevinden. Meestal geldt dan de strengste regel.
Verenigde Staten
De federale wet staat toe dat je een gesprek opneemt waaraan je zelf deelneemt. De meeste staten volgen deze regel voor toestemming van één partij. Een minderheid vereist toestemming van iedereen.
Staten die vaak worden genoemd als staten met toestemming van alle partijen voor telefoon- en elektronische communicatie zijn Californië, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania en Washington. In verschillende andere staten gelden in bepaalde omstandigheden regels: Connecticut behandelt heimelijk opnemen als een civiele kwestie, de wet in Michigan wordt op twee manieren uitgelegd, Nevada vereist toestemming van alle partijen bij telefoongesprekken en de regel in Oregon geldt voor gesprekken in persoon. Deze overzichten veranderen door nieuwe wetgeving en rechterlijke uitspraken. Zie ze daarom als een kaart en niet als de wettekst zelf.
Voor een videogesprek is de praktische regel: zit jij of de interviewer in een staat waar iedereen toestemming moet geven, vraag dan toestemming. Weet je niet waar de interviewer is — wat bij een bedrijf met werken op afstand heel normaal is — vraag dan toestemming.
Verenigd Koninkrijk
Een persoon die een gesprek waaraan die zelf deelneemt voor eigen gebruik opneemt, handelt doorgaans wettelijk. Beperkingen spelen een rol wanneer je de opname deelt of publiceert, of wanneer die persoonsgegevens van anderen bevat en voor iets anders wordt gebruikt dan persoonlijke aantekeningen. Dan kunnen privacyregels gelden. Werkgevers die je opnemen, vallen onder regels voor gegevensbescherming en moeten je dit vertellen.
Europese Unie
Als je een gesprek met de stem van iemand anders opneemt, verwerk je diens persoonsgegevens en geldt de AVG. Puur persoonlijke activiteiten kunnen onder een uitzondering voor huishoudelijk gebruik vallen. Een privéaantekening van je eigen sollicitatiegesprek valt daar mogelijk onder. De nationale wetgeving stelt echter aanvullende regels voor het opnemen van gesprekken en in verschillende lidstaten is toestemming vereist. In de hele EU kun je het beste toestemming vragen.
Canada
Volgens de federale wet mag een deelnemer een privégesprek opnemen zonder de anderen te informeren. Dat lijkt op de regel van toestemming door één partij in de meeste Amerikaanse staten. Provinciale privacywetten kunnen aanvullende regels stellen voor het latere gebruik van de opname.
Australië
De regels worden bepaald door de afzonderlijke staten en territoria. In verschillende daarvan is een privégesprek opnemen zonder toestemming van alle deelnemers een overtreding. Vraag toestemming.
Telt een transcript als een opname?
De meeste mensen zien ‘opnemen’ als het opslaan van een audiobestand. Wetten zijn meestal ruimer geformuleerd en gelden voor het onderscheppen, vastleggen of opnemen van communicatie. Een tool die naar het gesprek luistert en spraak omzet naar tekst, legt de communicatie vast, ook als de audio zelf meteen wordt verwijderd.
De verstandigste aanpak: behandel live transcriptie zoals een opname. Is voor opnemen toestemming nodig, ga er dan van uit dat dit ook voor transcriberen geldt.
Dit is specifiek relevant voor AI-sollicitatieassistenten. Veel van die tools, waaronder die van ons, bewaren geen audiobestand. De audio wordt gestreamd naar een spraak-naar-tekstservice en alleen de tekst blijft over. Dat is goed voor de privacy en een eerlijk antwoord op ‘neem je me op?’, maar de toestemmingsvraag blijft bestaan.
Wat werkgevers doen
Werkgevers nemen gesprekken vaker op dan kandidaten. Bij gestructureerde sollicitatieprocedures wordt geregeld opgenomen zodat andere panelleden het gesprek kunnen terugkijken. Sommige bedrijven gebruiken AI voor transcriptie of beoordeling. Voor werkgevers gelden dezelfde toestemmingsregels. Daarom:
- kondigen Zoom, Teams en Meet een opname aan alle deelnemers aan met een banner en meestal een audiomelding. Teams vraagt vaak om toestemming voordat je verder kunt;
- bevatten veel uitnodigingen tegenwoordig een toestemmingspassage, zoals: ‘Dit gesprek kan worden opgenomen en door geautomatiseerde tools worden verwerkt’;
- vragen sommige bedrijven vóór het gesprek schriftelijke toestemming.
Word je opgenomen, dan kun je redelijkerwijs vragen hoelang de opname wordt bewaard, wie die kan zien en of die voor iets anders dan deze sollicitatie wordt gebruikt. Op grond van de AVG en sommige Amerikaanse staatswetten heb je mogelijk recht op een kopie.
De eenvoudige manier om aan de veilige kant te blijven: vraag het
In alle hierboven besproken rechtsgebieden lost toestemming het probleem op. En vragen is eenvoudiger dan veel mensen denken. Zeg aan het begin van het gesprek:
‘Vindt u het goed als ik een transcript van ons gesprek bijhoud voor mijn eigen aantekeningen? Zo kan ik vervolgacties goed afhandelen.’
De meeste interviewers zeggen ja. Sommigen vertellen dat ze zelf al opnemen. Dan kun je later om een kopie vragen. Een enkeling zegt nee. In dat geval neem je niet op; je verliest alleen een functie.
Lukt het je niet om de vraag te stellen, bedenk dan waarom je denkt dat de interviewer bezwaar zou kunnen hebben en handel daarnaar.
Neem nooit stiekem een gesprek op in een rechtsgebied waar iedereen toestemming moet geven, in de veronderstelling dat niemand erachter komt. Duikt de opname later bij een geschil op, dan kan die net zo goed bewijs van de overtreding zijn als van het gesprek.
De plek van YesToTheOffer
Wij maken YesToTheOffer, een desktopapp voor macOS en Windows die een gesprek live transcribeert, antwoordpunten opstelt op basis van je cv en vacaturetekst en achteraf een transcript en terugblik biedt. Specifiek over opnames: er wordt geen audio bewaard. Live audio wordt naar een spraak-naar-tekstservice gestreamd om een transcript te maken. Je transcript, cv en notities staan op je eigen computer. Je kunt ze daar lezen of verwijderen. Wanneer de wet toestemming vereist om een gesprek te transcriberen, moet je die zelf regelen. Wij raden je aan altijd toestemming te vragen.
Lees hoe transcripten kunnen helpen bij de voorbereiding in Transcriptie en terugblik van sollicitatiegesprekken. Zie voor meer informatie over gegevensverwerking Privacy van AI-sollicitatieassistenten. Je betaalt per minuut en krijgt 30 gratis minuten via de prijzenpagina.
Bronnen
Algemene bronnen geraadpleegd in oktober 2026. Wetten veranderen; controleer daarom de actuele tekst voor de betrokken rechtsgebieden.
- Amerikaanse federale wet op het afluisteren van communicatie, 18 U.S.C. § 2511(2)(d), en staatswetten over opnames, samengevat door het Reporters Committee for Freedom of the Press en het Digital Media Law Project
- Richtlijnen van het Information Commissioner’s Office in het VK over het opnemen van gesprekken
- Algemene verordening gegevensbescherming van de EU, artikel 2(2)(c), uitzondering voor huishoudelijk gebruik, en nationale uitvoeringswetgeving
- Wetboek van Strafrecht van Canada, artikel 184
- Australische wetgeving over afluisterapparatuur in de staten en territoria
Een transcript dat je bewaart, zonder audio op te slaan
YesToTheOffer transcribeert het sollicitatiegesprek en bewaart de tekst op je eigen computer. Vraag eerst toestemming aan de interviewer en houd daarna een verslag van elke ronde bij. 30 minuten gratis, daarna betalen per minuut.
